Tra cứu hoá đơn điện tử hợp lệ là cách kiểm giúp các doanh nghiệp biết được hoá đơn đầu vào có hợp pháp hay không, đó là hoá đơn thật hay hoá đơn giả. Tuy nhiên, đối với những người chưa có kinh nghiệm thì việc tra hoá đơn điện tử còn gặp nhiều khó khăn. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn đọc các cách giúp tra cứu thông tin hóa đơn điện tử chính xác nhất.
Tra cứu hoá đơn điện từ nhanh chóng, chính xác
Contents
Vì sao cần phải tra cứu thông tin hóa đơn điện tử?
Tra cứu thông tin hóa đơn là một trong những nghiệp vụ vô cùng quan trọng của kế toán. Việc này sẽ giúp người nhận biết được hoá đơn thật không, có hợp pháp và hợp lệ không? Không những giúp kiểm tra tính xác thực của hóa đơn, tra cứu hoá đơn còn giúp:
- Nắm bắt thông tin về bên phát hành hóa đơn, bao gồm thông tin người bán hàng hóa dịch vụ, thông tin hóa đơn.
- Tạo sự minh bạch trong các vấn đề mua bán và nộp thuế.
- Giúp kế toán chủ động lên phương án xử lý hóa đơn điện tử khi đã nắm được thông tin.
Khi nào cần tra cứu hóa đơn?
Kế toán cần chủ động kiểm tra hoá đơn trong thời gian khoảng 2 ngày kể từ khi đơn vị thông báo phát hành hóa đơn điện tử xem hóa đơn đó đã được phép sử dụng hay chưa. Hơn nữa, khi hạch toán, kê khai hóa đơn, kế toán cũng cần xác nhận lại tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử đã nhận.
Các cách tra cứu thông tin hoá đơn điện tử
Tra cứu hóa đơn tại trang web của Tổng cục thuế
Để tra cứu thông tin hóa đơn trên website của Tổng cục thuế, trước tiên bạn truy cập vào website Tổng cục thuế http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Mọi thông tin trên website đều được tập hợp từ các báo cáo, thông báo từ các đơn vị phát hành hoá đơn, biên lai, được quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, thông tư 153/2010/TT-BTC và TT 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Trên màn hình trang chủ, bạn click chọn “Thông tin hóa đơn, biên lai” => chọn “Hóa đơn” để tiếp tục thực hiện việc tra cứu.
- Trường hợp 1: Tra cứu 1 hoá đơn
- Chọn “Thông tin hóa đơn, biên lai” => “Hóa đơn” => “Tra cứu một hóa đơn”.
- Nhập đầy đủ thông tin sau: “Mã số thuế người bán, mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn, mã xác thực”
- Chọn “Tìm kiếm” và kiểm tra kết quả trả về. Kết quả trả về của một hóa đơn hợp lệ, đầy đủ các trường thông tin như bên dưới.
Trong “Kết quả tra cứu”, nếu thiếu 1 trong 2 thông tin thì đây là hóa đơn điện tử không hợp pháp. Nguyên nhân có thể là do doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn, hoặc đã thông báo nhưng chưa đưa lên Cổng thông tin. Bên cạnh đó có thể là do trình duyệt web bạn đang sử dụng không phù hợp…
Để giải quyết tình trạng này, người mua cần liên hệ với bên bán để kiểm tra xem họ đã phát hành hóa đơn hay chưa. Nếu đã phát hành, cần xin ảnh chụp thông báo đã phát hành hóa đơn được Cơ quan thuế chấp thuận để làm căn cứ.
=> Lưu ý: Hóa đơn bán hàng của Chi cục thuế chỉ hiển thị phần thông tin doanh nghiệp của bên mua, và không có thông tin hóa đơn.
- Trường hợp 2: Tra cứu nhiều hóa đơn cùng lúc
Để tra cứu được nhiều hóa đơn điện tử, bạn thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Lập file excel với các giá trị được sắp xếp theo thứ tự: Mã số thuế (cột A), mẫu số (cột B), ký hiệu hoá đơn (cột C), số hoá đơn (cột D), hóa đơn invoice của bưu chính viễn thông (cột E), hóa đơn bưu điện của bưu chính viễn thông (cột F).
- Bước 2: Chọn mục “Thông tin hóa đơn, biên lai” => Hóa đơn => Tra cứu nhiều hóa đơn.
- Bước 3: Ở mục “Trạng thái hóa đơn cần tìm kiếm” => Chọn “Hóa đơn có giá trị sử dụng hoặc không có giá trị sử dụng”.
- Bước 4: Chọn chữ cái tương ứng với các cột các giá trị vừa chuẩn bị trong file excel. => Điền mã xác thực => Click “Tìm kiếm”.
=> Kết quả trả về sẽ hiển thị “Thông tin người bán hàng hóa và thông tin hóa đơn” của nhiều hóa đơn được tra cứu.
Tra hóa đơn với phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Nếu khách hàng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, có thể dễ dàng thực hiện tra cứu hóa đơn dễ dàng trên website của E-invoice chỉ với vài bước đơn giản như sau:
- Bước 1: Truy cập vào website tại đường link: https://einvoice.vn/tra-cuu.
- Bước 2: Nhập thông tin tra cứu gồm mã nhận hóa đơn và mã kiểm tra => Sau đó ấn “Tra cứu hóa đơn”.
- Bước 3: Kiểm tra kết quả hóa đơn website trả về. Màn hình chính sẽ hiển thị toàn bộ kết quả thông tin hóa đơn điện tử tra cứu. Tệp hóa đơn sẽ tồn tại ở hai định dạng là .zip và .pdf. Theo đó, bạn có thể tải hóa đơn ở định dạng mong muốn về máy tính một cách dễ dàng.
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử Viettel
Nếu bạn sử dụng dịch vụ tra hoá đơn của Viettel, để thuận tiện cho việc sử dụng, kiểm tra hóa đơn điện tử do Viettel phát hành. Quý khách hàng có thể tra cứu đơn hàng bằng cách làm theo hướng dẫn sau:
- Bước 1: Truy cập theo đường link http://vietteltelecom.vn/hoadondientu => Sau đó chọn mục “Tra cứu hóa đơn” để tra cứu hóa đơn Viettel.
- Bước 2: Khách hàng nhập đầy đủ các trường thông tin cần thiết của bản thân để tra cứu hóa đơn điện tử. Với mục “Loại thuê bao”, bạn lựa chọn “Thuê bao đang sử dụng”. Sau đó, nhập mã xác thực được gửi đến thuê bao khách hàng đăng ký.
- Bước 3: Sau khi hoàn thành đầy đủ 2 mà không bị báo lỗi, khách hàng ấn nút “Tra cứu” => Kết quả tra cứu bill Viettel sẽ được trả về cho khách hàng.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng có thể tra cứu thông tin hoá đơn điện tử tại Viettel SINVOICE. Quý khách chú ý nhập chính xác MST bên bán, mã số bí mật, mã bảo mật vào ô trống dưới đây!
Cách tra cứu hóa đơn VNPT
Tra cứu bằng mã hoá đơn
Các đơn vị sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT, khi xuất hóa đơn cho khách hàng trên mỗi file hóa đơn PDF đều có link tra cứu và mã tra cứu hóa đơn. Việc này giúp bên mua có thể vào tra cứu thông tin hóa đơn bất cứ lúc nào cần.
Sau đó, chúng ta sẽ tiến hành tra cứu theo mã hoá đơn theo 2 bước sau:
- Bước 1: truy cập theo địa chỉ https://0312201079.vnpt-invoice.com.vn/. Tại giao diện, bạn tiến hàng điền vào các ô trống như ảnh dưới đây.
- Bước 2: Sau khi điền mã tra cứu, một bảng sẽ hiển thị thông tin hóa đơn bên bán. Trong tệp sẽ có đầy đủ thông tin như: tên hóa đơn, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn bên bán, số hóa đơn và tổng tiền của hóa đơn, ngày hóa đơn được xuất.
- Để xem đầy đủ thông tin về hóa đơn, bạn có thể tải file hóa đơn PDF, XML, HTML về để lưu trữ, kiểm tra và kê khai thuế.
Tra cứu bằng tài khoản
Hoá đơn điện tử VNPT còn hỗ trợ tạo tài khoản để bên mua có thể vào tra cứu bất cứ đơn hàng nào nếu cần.
Bước 1: Đăng nhập tài khoản tra cứu điện tử VNPT tại https://0312201079.vnpt-invoice.com.vn/.
Bước 2: Khi đăng nhập thành công, bạn nhấp vào Tab “Hoá đơn” sau đó toàn bộ hoá đơn mua bán sẽ được hiện ra. Lúc này bạn có thể tải để in các hoá đơn mà mình mong muốn.
Qua những thông tin trong bài viết trên, chắc hẳn bạn đọc đã nắm được sơ bộ cách tra cứu hoá đơn điện tử. Nếu còn có những câu hỏi, thắc mắc nào liên quan đến chủ đề, hãy để lại comment bên dưới để được hỗ trợ nhanh nhất.